Procedura Whistleblowing

1. CONTESTO NORMATIVO E NATURA DELL’ISTITUTO

L’obiettivo perseguito dalla presente procedura è quello di regolamentare il processo di ricezione e gestione delle segnalazioni (c.d. whistleblowing) e di informare adeguatamente tutti i destinatari della disciplina dettata in materia, affinché ne sia assicurato il pieno rispetto.

La Legge 6 novembre 2012, n. 190 (art. 1, comma 51) ha introdotto nell’ambito del D.Lgs. 165/2001 l’articolo 54-bis, rubricato “Tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti”. In virtù di tale intervento è stata prevista nel nostro ordinamento una misura finalizzata a favorire l’emersione di fattispecie di illecito, nota nei paesi anglosassoni con il termine di whistleblowing. 

In seguito, il legislatore è intervenuto con la Legge 30 novembre 2017, n. 179 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”, regolamentando gli strumenti a tutela del dipendente segnalante illeciti e, al contempo, introducendo anche nel settore privato la disciplina relativa alla presentazione e gestione delle segnalazioni whistleblowing.

Successivamente, la materia ha subito importanti modifiche ad opera del Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, di recepimento della “Direttiva Whistleblowing”, che ha introdotto una serie di obblighi per le imprese, allo scopo di fornire maggiori protezioni a tutti i soggetti che segnalino violazioni di cui siano venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro.

In ossequio alla disciplina sopra citata, le società sono chiamate al rispetto degli adempimenti previsti in materia di whistleblowing e devono attivare propri canali di segnalazione, che garantiscano la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Inoltre, il pt. 6.3.2.6 “Attività di prevenzione di ogni forma di abuso fisico, verbale, digitale (molestia) sui luoghi di lavoro” della prassi di riferimento UNI/PdR 125:2022 prevede che l’organizzazione deve:

• prevedere una metodologia di segnalazione anonima di questa tipologia di accadimenti a tutela dei/delle dipendenti che segnalano. 

In aggiunta, il pt. 6.4.6 “Gestione delle situazioni non conformi” richiede all’organizzazione, tra le altre cose, di:

• definire una modalità di raccolta, gestione e documentazione delle situazioni non conformi.

2. DEFINIZIONI

L’espressione “Whistleblower” indica il soggetto che in ambito aziendale segnala condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro; attraverso la segnalazione, quindi, il whistleblower contribuisce all’emersione di situazioni di degenerazione e di malfunzionamenti del sistema interno alla gestione societaria nonché alla prevenzione di rischi e di situazioni pregiudizievoli per la Società (v. par. 6).
L’espressione “Segnalazione whistleblowing” indica le informazioni, compresi i fondati sospetti, su violazioni già commesse o non ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché su condotte volte ad occultarle (es. occultamento o distruzione di prove), di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

L’espressione “Processo whistleblowing” indica l’insieme degli adempimenti relativi alla ricezione, analisi, trattamento e gestione delle segnalazioni whistleblowing disciplinato dalla presente Procedura whistleblowing.

L’espressione “Procedura whistleblowing” indica la procedura che disciplina le modalità attraverso cui effettuare una segnalazione whistleblowing e le azioni previste a tutela dei segnalanti.

3. DESTINATARI

Destinatari della presente procedura sono:

• i vertici aziendali;
• i dipendenti;
• coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operano, a qualunque titolo, per BD BUSINESS DEFENCE S.R.L.;
• i partner, i clienti, i fornitori, i consulenti con contratto libero professionale, i collaboratori, i soci;
• chiunque, a qualunque titolo, sia in relazione d’interessi con la Società, anche in assenza di un rapporto di lavoro o di qualsiasi altro rapporto giuridico con BD BUSINESS DEFENCE S.R.L. (“Terzi”).

4. MODALITÀ DI RECEPIMENTO E FORMAZIONE

La presente Procedura deve essere oggetto di ampia comunicazione, sia verso i dipendenti che verso i collaboratori, così da diventare un costante riferimento nelle attività aziendali della Società.

In particolare, ai fini dell’attuazione della Procedura, devono essere effettuate adeguate sessioni formative ed informative nei confronti del personale.

Analoga informativa e pubblicità della Procedura, anche secondo modalità differenziate, dev’essere altresì effettuata nei confronti dei collaboratori.

5. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

La presente procedura è volta a:

• promuovere all'interno della Società la cultura della legalità, intendendo il whistleblowing quale forma di collaborazione tra la Società ed i suoi collaboratori;
• incentivare le segnalazioni relative a condotte o comportamenti illeciti, dei quali i segnalanti siano venuti a conoscenza in ragione della propria attività lavorativa; 
• fornire istruzioni semplici, chiare ed efficaci circa il contenuto, i destinatari e le modalità di trasmissione delle segnalazioni; 
• fornire ai soggetti che compiono segnalazioni idonee tutele rispetto a misure discriminatorie, dirette od indirette, aventi effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati alla segnalazione.  

La presente Procedura ha, altresì, lo scopo di disciplinare le modalità di accertamento della validità e fondatezza delle segnalazioni e, conseguentemente, di intraprendere le azioni correttive e disciplinari opportune a tutela della Società.

6. I SEGNALANTI

I segnalanti definiti dal presente documento sono:

• i lavoratori subordinati di BD BUSINESS DEFENCE S.R.L.; 
• i lavoratori autonomi, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all'articolo 409 del Codice di procedura civile e all'articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015, che svolgono la propria attività lavorativa presso BD BUSINESS DEFENCE S.R.L.; 
• i collaboratori, i fornitori, i subfornitori e i dipendenti di questi, che operano con/per BD BUSINESS DEFENCE S.R.L.; 
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso BD BUSINESS DEFENCE S.R.L.; 
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso BUSINESS DEFENCE S.R.L.; 
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
• coloro che ancora non hanno un rapporto giuridico con BD BUSINESS DEFENCE S.R.L., in quanto non ancora instaurato (es. in fase di trattative o candidati a rapporti di lavoro), siano in periodo di prova, nonché coloro il cui rapporto con BD BUSINESS DEFENCE S.R.L. sia cessato (es. ex dipendenti), sempreché le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali, ovvero nel corso di precedente rapporto di lavoro.

7. LE SEGNALAZIONI

7.1. Oggetto della segnalazione

Avendo BD BUSINESS DEFENCE S.R.L. adottato il MOG 231, la presente procedura ha lo scopo di disciplinare la gestione delle segnalazioni riguardanti comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente e che consistono in:

• Condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001;
• Violazioni del MOG 231, dei relativi protocolli e delle procedure interne adottate da BD BUSINESS DEFENCE S.R.L., nonché violazioni dei principi e/o delle norme di comportamento indicate nel Codice Etico.

In ossequio al Sistema per la Parità di Genere adottato da BD BUSINESS DEFENCE S.R.L., sono inoltre oggetto di segnalazione mediante i canali di cui alla presente Procedura:

• qualsiasi forma di discriminazione e/o episodio di mobbing, molestia, violenza nonché violazione della Politica di parità di genere e di tutte le previsioni di cui al Sistema di Gestione per la Parità di Genere (PdR 125:2022) adottato da BD BUSINESS DEFENCE S.R.L.

Ad ogni modo, le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni di cui il soggetto sia venuto direttamente a conoscenza “in ragione del rapporto di lavoro”, dunque non soltanto quanto si è appreso in virtù delle proprie specifiche funzioni, ma anche notizie che siano state acquisite in occasione e/o a causa dello svolgimento delle proprie attività aziendali, seppure in modo casuale.  

In particolare, sono espressamente escluse dall’ambito oggettivo della disciplina, quindi non sono oggetto di segnalazione whistleblowing:

• Le contestazioni, le rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale, che attengono esclusivamente ai rapporti individuali di lavoro della persona segnalante (ad es. vertenze di lavoro, conflitti interpersonali tra colleghi ecc…). Tuttavia, ove si sostanzino in qualsiasi forma di discriminazione, disparità retributiva, comportamenti inappropriati, non inclusivi o comunque non conformi al Sistema di Gestione per la Parità di Genere adottato da BD BUSINESS DEFENCE S.R.L., esse possono essere oggetto di segnalazione al Comitato Guida per la Parità di Genere con le modalità descritte al punto 8.2;
• Le segnalazioni di violazione laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali (a titolo esemplificativo, servizi finanziari, riciclaggio e terrorismo, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, tutela dei consumatori);
• Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

Infine, non sono incluse tra le violazioni di cui al D.lgs. n. 24/2023 le mere irregolarità; tuttavia, esse possono costituire “elementi concreti” (indici sintomatici) tali da far ritenere ragionevolmente al whistleblower che potrebbe essere commessa una delle violazioni previste dal decreto.

7.2 Contenuto della segnalazione

La segnalazione deve essere il più possibile chiara, esaustiva e circostanziata e deve fornire tutti gli elementi utili a consentire le dovute verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza di quanto segnalato. 

A tal fine, la segnalazione deve contenere, preferibilmente, le seguenti informazioni:

1. le generalità del soggetto segnalante, con indicazione della qualifica o posizione professionale;
2. una chiara e dettagliata descrizione dei fatti, precisi e concordanti, oggetto di segnalazione e delle modalità con le quali se ne è avuta conoscenza;
3. le circostanze di tempo e di luogo in cui si sono verificati i fatti oggetto della segnalazione;
4. le generalità, il ruolo (qualifica, posizione professionale o servizio in cui svolge l’attività) o altri elementi che consentono di identificare il soggetto o i soggetti cui attribuire i fatti segnalati;
5. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
6. l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati;
7. ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

BD BUSINESS DEFENCE S.R.L. ammette anche le segnalazioni anonime e cioè prive di elementi che consentano di identificarne l’autore, purché siano adeguatamente dettagliate e circostanziate ed in grado di far emergere situazioni e fatti determinati. Esse sono prese in considerazione solo qualora non appaiano prima facie irrilevanti, destituite di fondamento o di contenuto palesemente diffamatorio. Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato. 

8. IL CANALE DI SEGNALAZIONE

Ogni soggetto di cui al punto 6 che, durante l’attività lavorativa, rilevi un presunto illecito o inadempimento delle norme legislative, regolamentari, statutarie o contenute nelle procedure e nei protocolli aziendali o una violazione del Sistema per la Parità di Genere di cui al punto 7, lo può segnalare mediante gli appositi canali di segnalazione descritti al presente paragrafo.
BD BUSINESS DEFENCE S.R.L., in conformità a quanto indicato dal D.lgs. n. 24/2023 e dalla prassi di riferimento UNI/PdR 125:2022, ha predisposto canali di segnalazione interna che consentono di effettuare segnalazioni, garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

8.1 Segnalazioni del D.lgs. 231/2001 e del MOG 231

BD BUSINESS DEFENCE S.R.L. pone a disposizione del segnalante canali che consentono di presentare la segnalazione whistleblowing sia in forma scritta sia in forma orale, in ossequio alle prescrizioni di cui al D.lgs. 24/2023.
Nello specifico, le segnalazioni possono essere effettuate:

• in forma scritta:
  • La segnalazione whistleblowing è trasmessa mediante invio a mezzo del servizio postale, via posta raccomandata, all’attenzione dell’OdV, presso lo Studio Legale Salmi, alla Via Fontana n. 18/A, cap. 20122, Milano (MI), preferibilmente mediante compilazione del modulo compilabile Allegato A alla presente procedura. In tal caso, al fine di usufruire della garanzia di riservatezza di cui al D.lgs. 24/2023, il segnalante ha cura di inserire la segnalazione in due buste chiuse, includendo nella prima i propri dati identificativi, unitamente alla fotocopia di un documento di identità (Allegato A - parte I); nella seconda, l’oggetto della segnalazione (Allegato A – parte II). È poi necessario che le buste siano inserite in una terza busta, che riporti all’esterno la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”, individuato nella persona dell’OdV, così esprimendo la volontà di beneficiare delle tutele in materia di whistleblowing. Ove il segnalante voglia mantenere l’anonimato, può decidere di non includere i propri dati personali, compilando esclusivamente la parte II dell’Allegato A; in tal caso, il segnalante deve considerare che le segnalazioni effettuate in forma anonima sono prese in considerazione solo ove adeguatamente circostanziate e dettagliate. La segnalazione conforme al D.lgs. 24/2023 è oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte del gestore, il quale si impegna altresì a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto delle buste. 
  • BD BUSINESS DEFENCE S.R.L. ha attivato altresì un canale suppletivo, rappresentato dall’indirizzo di posta elettronica salmi@studiolegalesalmi.it, cui ha accesso esclusivamente l’Organismo di Vigilanza della Società, attraverso il quale il segnalante – in via del tutto residuale e rinunciando volontariamente ad utilizzare il canale sopra descritto – può presentare una segnalazione, preferibilmente previa compilazione e invio del modulo di cui all’Allegato A.  Il segnalante può decidere di utilizzare il proprio indirizzo di posta elettronica personale (ad es. nome.cognome@gmail.com); in tal caso, l’identità̀ del segnalante è conosciuta solo dall’OdV, che ne garantisce la riservatezza, fatti salvi i casi in cui non è opponibile per legge. Ovvero, qualora voglia mantenere l’anonimato, può presentare la segnalazione da un indirizzo di posta elettronica non riconducibile alla propria identità, creato, in via esemplificativa, utilizzando un nome di fantasia (ad es. anonimo@gmail.com); in tal caso, il segnalante deve considerare che le segnalazioni effettuate in forma anonima sono prese in considerazione solo ove adeguatamente circostanziate e dettagliate.
• in forma orale:
  • Il segnalante può presentare una segnalazione verbale telefonicamente all’OdV mediante comunicazione al numero 02 45491116. 
  • Il segnalante può altresì presentare una richiesta di incontro diretto con il gestore delle segnalazioni, al fine di effettuare personalmente la propria segnalazione whistleblowing. La richiesta può essere presentata mediante invio di una comunicazione all’indirizzo e-mail salmi@studiolegalesalmi.it oppure tramite lettera raccomandata, all’attenzione dell’OdV, inviata presso lo Studio Legale Salmi, alla Via Fontana n. 18/A, cap. 20122, Milano (MI). In quest’ultima ipotesi, nella lettera il segnalante si impegna a fornire un proprio recapito affinché il gestore possa comunicare la data e l’orario dell’incontro. In ogni caso, il gestore si impegna a fissare l’incontro entro un termine ragionevole, contattando il soggetto interessato all’indirizzo fornito. Nel corso dell’incontro, il whistleblower descrive dettagliatamente il fatto oggetto della segnalazione, con indicazione chiara degli elementi di cui al par. 7.2; il gestore stila un verbale, mediante compilazione del modulo Allegato A, il quale è sottoscritto anche dal segnalante, cui è consegnata una copia.

8.1.1 Gestione della segnalazione

La Società ha individuato nell’OdV la figura deputata a ricevere e gestire le segnalazioni, idonea a ricoprire il ruolo in ragione delle sue competenze professionali e delle funzioni ricoperte. 

L’OdV, cui la società ha affidato il ruolo di gestore del canale di segnalazione con ulteriore incarico ad hoc, possiede, infatti, i requisiti di autonomia, richiesti dalla normativa, intesi come imparzialità e indipendenza, e si considera soggetto idoneo a garantire un livello adeguato di tutela della riservatezza ex D.lgs. 24/2023.

L’OdV gestisce in autonomia le segnalazioni ricevute, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna per la valutazione della segnalazione, inclusa l’eventuale audizione del segnalante o dei soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.

Nello specifico, al ricevimento della segnalazione, l’OdV si impegna al fine di assicurare sia un’efficiente e tempestiva gestione della segnalazione stessa sia la tutela delle persone segnalanti. 
L’OdV, in qualità di gestore della segnalazione, è tenuto a: 

• rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione;
• mantenere le interlocuzioni con il segnalante e, ove necessario, richiedere integrazioni;
• dare corretto seguito alle segnalazioni ricevute;
• fornire riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione
   Si precisa che il “riscontro” può consistere nella comunicazione dell’archiviazione, nell’avvio di un’inchiesta interna ed eventualmente nelle relative risultanze, nei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata, nel rinvio a un’autorità competente per ulteriori indagini. Il riscontro può altresì avere carattere meramente interlocutorio; gli esiti saranno comunque comunicati tempestivamente al segnalante.
• in caso di richiesta di incontro da parte del soggetto segnalante, ad incontrare, nel minor tempo possibile ed entro i limiti dell’organizzazione aziendale, il soggetto medesimo. In primo luogo, l’OdV effettua una valutazione sulla sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione, al fine di valutarne l’ammissibilità e poter quindi accordare al segnalante le tutele previste. 

In particolare, la segnalazione può essere ritenuta inammissibile per:

• mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione;
• manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni di cui al D.lgs. 24/2023;
• esposizione di fatti di contenuto generico tali da non consentirne la comprensione;
• produzione di sola documentazione senza la segnalazione vera e propria di violazioni.

Nel caso in cui la segnalazione risulti improcedibile o inammissibile, l’OdV può procedere all’archiviazione della stessa, specificandone le ragioni.

Nel caso di ricezione di segnalazioni anonime, queste sono gestite quali segnalazioni ordinarie ove risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione. In ogni caso, il gestore si impegna a registrare la segnalazione anonima e a conservare la documentazione ricevuta affinché, qualora il segnalante anonimo venga successivamente identificato e abbia subito ritorsioni, allo stesso siano garantite le tutele previste per il whistleblower.

Una volta valutata l’ammissibilità della segnalazione, l’OdV avvia l’istruttoria interna sulle condotte o sui fatti segnalanti per valutare la sussistenza degli stessi. 

Per lo svolgimento dell’istruttoria, l’OdV può avviare un dialogo con il whistleblower, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, sempre tramite le modalità sopra descritte o anche di persona. Ove necessario, può avvalersi del supporto e della collaborazione delle funzioni aziendali di volta in volta competenti e, all’occorrenza, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della segnalazione ricevuta, avendo comunque cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza dei soggetti coinvolti.

Una volta completata l’attività di accertamento, l’OdV:

1. Qualora vengano ravvisati elementi di infondatezza della segnalazione, può disporre l’archiviazione della segnalazione con adeguata motivazione delle ragioni;
2. In alternativa, dichiara fondata la segnalazione e coinvolge gli organi preposti interni o enti/istruzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze. 

In ogni caso, gli sviluppi e gli esiti del procedimento sono comunicati tempestivamente al segnalante.

All’OdV non compete alcuna valutazione in ordine alle responsabilità individuali e agli eventuali successivi provvedimenti o procedimenti conseguenti; infatti, qualora le indagini portino a ritenere necessaria una sanzione disciplinare nei confronti del segnalato, l’OdV informa la funzione competente affinché valuti il provvedimento più adeguato, da applicare nel rispetto della disciplina sul diritto del lavoro e dei contratti collettivi di lavoro adottati dalla Società. Gli esiti dell’attività d’indagine sono altresì sottoposti al Consiglio di Amministrazione, affinché valuti se avviare l’iter disciplinare. 

Inoltre, in relazione alla natura della violazione accertata, oltre a condividere gli esiti con le funzioni, organi e strutture aziendali competenti, resta salva la facoltà di presentare denuncia all’Autorità Giudiziaria.

L’OdV rendiconta periodicamente le segnalazioni ricevute, le eventuali irregolarità accertate ed i relativi provvedimenti assunti nelle proprie Relazioni annuali successivamente trasmesse al Presidente del Consiglio di Amministrazione.

Qualora la segnalazione sia presentata ad un soggetto diverso dall’OdV, gestore delle segnalazioni, laddove il segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia di whistleblowing o, comunque, tale volontà sia desumibile dalla segnalazione effettuata, la segnalazione sarà considerata “segnalazione whistleblowing” e deve essere trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, all’OdV, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Inoltre, nello specifico caso in cui ricorra un’ipotesi di conflitto di interesse, ovvero nei casi in cui il gestore della segnalazione coincida con il segnalante, con il segnalato o sia comunque una persona coinvolta o interessata alla segnalazione, la segnalazione può essere indirizzata al vertice aziendale.

8.2 Segnalazioni del Sistema per la Parità di Genere 

Le segnalazioni relative al Sistema per la Parità di Genere, aventi ad oggetto ad esempio episodi di molestie, violenze, mobbing, discriminazioni, disparità retributive, comportamenti inappropriati, uso di un linguaggio non inclusivo o comunque qualsiasi condotta contraria ai principi e alle policy adottate da BD BUSINESS DEFENCE S.R.L., sono presentate al Comitato Guida per la Parità di Genere.

Nello specifico, le segnalazioni possono essere effettuate:

• in forma scritta:
  • all’indirizzo di posta elettronica comitatopdr@businessdefence.it cui ha accesso esclusivamente il Comitato Guida per la Parità di Genere preferibilmente previa compilazione e invio del modulo di cui all’Allegato A. 
    Il segnalante può decidere di utilizzare il proprio indirizzo di posta elettronica personale (ad es. nome.cognome@gmail.com); in tal caso, l’identità̀ del segnalante è conosciuta solo dal Comitato Guida per la Parità di Genere, che ne garantisce la riservatezza, fatti salvi i casi in cui non è opponibile per legge. 
    Ovvero, qualora voglia mantenere l’anonimato, il segnalante può presentare la segnalazione da un indirizzo di posta elettronica non riconducibile alla propria identità, creato, in via esemplificativa, utilizzando un nome di fantasia (ad es. anonimo@gmail.com) e compilando esclusivamente la parte II dell’Allegato A.
• in forma orale:
  • Il segnalante può altresì presentare una richiesta di incontro diretto con il Comitato Guida per la Parità di Genere, al fine di effettuare personalmente la propria segnalazione. La richiesta può essere presentata mediante invio di una comunicazione all’indirizzo e-mail comitatopdr@businessdefence.it. Il Comitato Guida per la Parità di Genere si impegna a fissare l’incontro entro un termine ragionevole, contattando il soggetto interessato all’indirizzo fornito. 
    Nel corso dell’incontro, il segnalante descrive dettagliatamente il fatto oggetto della segnalazione, con indicazione chiara degli elementi di cui al par. 7.2; il Comitato Guida per la Parità di Genere stila un verbale, mediante compilazione del modulo Allegato A, il quale è sottoscritto anche dal segnalante, cui è consegnata una copia.

8.2.1 Gestione della segnalazione

Le segnalazioni relative al Sistema per la Parità di Genere sono gestite dal Comitato Guida per la Parità di Genere. 
Ricevuta la segnalazione attraverso i canali a ciò preposti, il Comitato Guida per la Parità di Genere si riunisce tempestivamente per valutare oggettivamente l’accaduto segnalato.

Il Comitato Guida per la Parità di Genere si impegna anche nella gestione delle segnalazioni trasmesse in forma anonima; tuttavia, queste ultime devono comunque riportare in modo chiaro e completo tutti gli elementi utili per consentire al Comitato Guida per la Parità di Genere di effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza e l’oggettività.

Il Comitato Guida per la Parità di Genere procede direttamente all’accertamento dei fatti oggetto della segnalazione, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna. A tal proposito, il Comitato Guida per la Parità di Genere svolge le investigazioni, valuta e decide quali azioni intraprendere o provvedimenti adottare. 

Il Comitato Guida per la Parità di Genere può anche avvalersi del supporto e della collaborazione di ulteriori funzioni aziendali o consulenti esterni quando, per la natura e la complessità delle verifiche, risulti necessario il loro coinvolgimento. In ogni caso, durante tutta la gestione della segnalazione è sempre rispettato il diritto alla riservatezza del segnalante.

Per lo svolgimento dell’istruttoria, il Comitato Guida per la Parità di Genere può altresì contattare ed ascoltare direttamente l’autore della segnalazione, se noto, o i soggetti menzionati nella medesima.

All’esito dell’attività istruttoria, il Comitato Guida per la Parità di Genere:

• Qualora vengano ravvisati elementi di infondatezza della segnalazione, può disporre l’archiviazione della segnalazione con adeguata motivazione delle ragioni;
• In alternativa, dichiara fondata la segnalazione e coinvolge gli organi preposti interni o enti/istruzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze. 

In ogni caso, gli sviluppi e gli esiti del procedimento sono comunicati tempestivamente al segnalante.

Qualora le indagini portino a ritenere necessaria una sanzione disciplinare nei confronti del segnalato, il Comitato Guida per la Parità di Genere informa la funzione competente affinché valuti il provvedimento più adeguato, da applicare nel rispetto della disciplina sul diritto del lavoro e dei contratti collettivi di lavoro adottati dalla Società. Gli esiti dell’attività d’indagine sono altresì sottoposti al Consiglio di Amministrazione, affinché valuti se avviare l’iter disciplinare. 

Ove necessario, interviene in maniera diretta, nelle modalità ritenute più idonee, al fine di interrompere i comportamenti segnalati e ripristinare un ambiente di lavoro sicuro. Assicura il rispetto della riservatezza di cui al punto 9 e vigila sull’effettiva cessazione delle condotte lesive.

Nel caso in cui dalla segnalazione emergano comportamenti con potenziale rilevanza penale, il Comitato Guida per la Parità di Genere suggerisce alla vittima di denunciare l’accaduto anche alle Autorità preposte, garantendo il proprio supporto.

Le segnalazioni, qualora si renda necessario, possono dar luogo ad azioni correttive. In ogni caso, le segnalazioni sono input per la Revisione Periodica del Sistema di Gestione per la Parità di Genere e per una maggiore sensibilizzazione del personale sul tema.

Qualora nel corso delle verifiche la segnalazione si riveli infondata e a contenuto diffamatorio, il Comitato Guida per la Parità di Genere informa il Consiglio di Amministrazione, affinché applichi opportuni provvedimenti disciplinari.

Inoltre, nello specifico caso in cui ricorra un’ipotesi di conflitto di interesse, ovvero nei casi in cui uno o entrambi i membri del Comitato Guida coincidano con il segnalante, con il segnalato o siano comunque coinvolti o interessati alla segnalazione, la segnalazione è indirizzata e gestita dall’OdV.
 

9. RISERVATEZZA

Tutti i soggetti coinvolti nel Processo Whistleblowing hanno l’obbligo di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni ricevute, nonché di qualsiasi altro elemento della segnalazione dal cui disvelamento si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità del segnalante. 

Difatti, le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi direttamente o indirettamente tale identità non possono essere rivelate senza il consenso espresso della stessa persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati sulla base della normativa vigente. 

L’identità del whistleblower viene protetta sia in fase di acquisizione della segnalazione che in ogni contesto successivo alla stessa, anche quando la segnalazione avvenga in forma orale. 

Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p. 

Nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria. 

Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità (in caso contrario, resta ferma, sussistendone i presupposti, la facoltà di procedere con la denuncia all’Autorità giudiziaria).

È comunque dato avviso al segnalante, mediante comunicazione scritta, delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

La   segnalazione   del   whistleblower è sottratta   al   diritto   di   accesso   agli   atti amministrativi previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge 241/1990. Il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti, ricadendo nell’ambito delle ipotesi di esclusione di cui all’art. 24, comma 1, lett. a), della l. n. 241/90 s.m.i.

Inoltre, la riservatezza è garantita anche a soggetti diversi dal segnalante, quali il facilitatore che assiste il segnalante, la persona segnalata (c.d. persona coinvolta), nonché le persone menzionate nella segnalazione o nella divulgazione pubblica (es. persone indicate come testimoni).

Le segnalazioni presentate in conformità alla presente Procedura sono oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte dei gestori, i quali si impegnano altresì a garantire la dovuta riservatezza.
 

10. RESPONSABILITA’

Nei confronti del segnalante non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione. Per misure discriminatorie o ritorsive s’intendono, a titolo esemplificativo, le azioni disciplinari ingiustificate, i demansionamenti senza giustificato motivo, le molestie sul luogo di lavoro e ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro disagevoli o intollerabili.

Tali forme di tutele operano nei confronti:

• del segnalante, anche qualora la segnalazione avvenga

1. quando il rapporto di lavoro non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali
2. durante il periodo di prova
3. successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso

• della persona che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata (c.d. facilitatore);
• delle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• dei colleghi di lavoro del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica, che lavorano all’interno del suo medesimo contesto lavorativo e hanno un rapporto abituale e corrente con questa persona;
• di enti di proprietà del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica;
• di enti presso i quali il segnalante, denunciante o chi effettua una divulgazione pubblica lavorano;
• di enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica;

Il soggetto che ritenga di aver subito una discriminazione per il fatto di aver segnalato un illecito o irregolarità deve informare, in modo circostanziato, il gestore che, nel caso di riscontro positivo, segnala l’ipotesi di discriminazione alle strutture, funzioni      o      organi       competenti. 

BD BUSINESS DEFENCE S.R.L. si riserva il diritto di adottare gli opportuni provvedimenti e/o azioni nei confronti di chiunque ponga in essere atti ritorsivi o discriminazioni, dirette o indirette, nei confronti del segnalante per motivi collegati alla segnalazione.

È, inoltre, istituito presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno.

Le tutele non sono garantite nei casi in cui sia accertata la responsabilità del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione nei casi di dolo o colpa grave. In tali ipotesi, la Società potrà procedere nei confronti del segnalante comminando al medesimo le sanzioni disciplinari, o le misure sanzionatorie, ritenute opportune. Inoltre, nel caso in cui il segnalante sia corresponsabile del fatto oggetto della segnalazione se ne terrà conto ai fini della valutazione della proporzionalità e della sanzione da applicare nel caso specifico.
 

11. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Al fine di garantire la tracciabilità dell’attività d’indagine relativa ad ogni segnalazione, il gestore si riserva di archiviare tutta la documentazione relativa alle segnalazioni, garantendo la riservatezza dei dati.

Le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.
 

12. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

I dati personali dei segnalanti, dei segnalati e di tutti i soggetti eventualmente coinvolti, acquisiti in occasione della gestione della segnalazione, sono trattati nel rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali e, in ogni caso, in linea con le previsioni del GDPR.

In particolare, BD BUSINESS DEFENCE S.R.L. quale titolare del trattamento dei dati, garantisce che il medesimo sia effettuato al solo fine di dare attuazione alla presente procedura e, quindi, per   la   corretta   gestione   della   segnalazione, nel   rispetto   dei   diritti   e   delle   libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati con particolare riferimento alla riservatezza ed alla sicurezza dei dati.

Il trattamento dei dati, pertanto, avviene:

• informando adeguatamente e preventivamente l’interessato, per il tramite dell’informativa privacy resa disponibile sul sito web della Società, che costituisce parte integrante e sostanziale della presente procedura e nella quale sono indicate, tra l’altro: finalità e modalità del trattamento dei dati personali, Titolare del trattamento dei dati personali, destinatari e categorie di destinatari ai quali i dati segnalati possono essere trasmessi nell’ambito della gestione della segnalazione, tempi e modi di conservazione dei dati, nonché diritti esercitabili dal segnalante con riferimento ai propri dati personali;
• coinvolgendo i soli dati personali strettamente necessari e pertinenti alle finalità per le quali sono raccolti. Pertanto, tutti i dati personali (di qualunque persona fisica) contenuti nella segnalazione o altrimenti raccolti in fase di istruttoria che non risultassero necessari saranno cancellati o resi anonimi;
• adottando misure tecniche ed organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati personali, in conformità con la normativa vigente.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
 

13. DIFFUSIONE ED ATTUAZIONE DELLA PROCEDURA

BD BUSINESS DEFENCE S.R.L. assicura la diffusione della presente Procedura a tutti i destinatari mediante la pubblicazione dello stesso sul sito internet aziendale, sull'intranet aziendale e tramite diffusione nelle bacheche aziendali. Cura, altresì, le azioni necessarie all’attuazione della presente Procedura ed i rapporti con la società civile per la promozione e la cultura della legalità, anche attraverso specifici progetti di sensibilizzazione e comunicazione.

L’attuazione della Procedura nei confronti dei consulenti esterni e dei fornitori può essere garantita, ove necessario, attraverso la previsione di specifiche clausole contrattuali.
 

14. SANZIONI

In caso di mancata osservanza della presente Procedura da parte dei destinatari del medesimo, verranno adottate le sanzioni previste dal Codice Etico e dalla Parte Generale del Modello 231 adottato da BD BUSINESS DEFENCE S.R.L.
 

15. DISPOSIZIONI FINALI

Per tutto quanto non previsto nel presente Regolamento, si rimanda ai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro applicati da BD BUSINESS DEFENCE S.R.L. ed al Sistema Sanzionatorio interno alla Società.

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